=-removebg-preview.jpg)
(Studi kaji pengembangan manajemen organisasi)
Oleh: SYAIFUDIN ZUHRI
Menjadi pengurus/pengelola/penanggung jawab organisasi,
lembaga, komunitas non profit salah satunya di Nahdlatul Ulama/badan otonom NU
merupakan tugas mulia, karena tanpa gaji/tunjangan/insentif, murni bertugas
dengan hati dengan segala tuntutannya.
Salah satu posisi penting dalam organisasi adalah
sekretaris dimana secara umum, Sekretaris adalah orang yang membantu pimpinan
dalam mengelola keperluan administrasi dan operasional. Pimpinan dalam NU yaitu
Rais Syuriah dan Ketua Tanfidziyah, pimpinan dalam badan otonom NU terdiri dari
ketua dan wakil ketua, termasuk sekretaris sendiri sebagai pimpinan
operasional.
Selama ini kebanyakan orang khususnya (maaf) di wilayah
kecamatan Tanggul. Sekretaris hanya dijadikan juru tulis, pembuat undangan,
daftar list dan persuratan lainnya. Memang ini tidak salah, namun (sangat)
sempit pemahaman dan tata kelola seperti itu bila dibandingkan dengan klaim
mayoritas "NU organisasi terbesar di Indonesia bahkan di dunia"
karena tolak ukur hanya jumlah (kuantitas) bukan kualitas.
Untuk itu, mengembangkan pola pikir seorang sekretaris
penting dilakukan oleh semua pihak, disadari/tidak, pola pikir seorang pengurus
dapat menjadi bagian tolak ukur kemajuan organisasi (salah satu indikatornya
yaitu sistem yang kuat). Pola pengkaderan selama ini di NU masih belum optimal
karena tidak bersifat spesialisasi penugasan namun lebih ke pendalaman pola
pikir kader, maka dari itu terlepas sudah ikut pengkaderan/tidak, seorang
Sekretaris hendaknya banyak membaca dan memahami pedoman organisasi seperti
AD/ART, PERKUM dan lainnya, di BANOM ada PD/PRT, POA, Peraturan pimpinan dan
lainnya. Setelah paham ketentuannya, harus diimplementasikan dengan segala
pengembangannya. Karena di NU / BANOM NU tidak kaku seperti sistem administrasi
birokrasi. Maka sangat membuka peluang berekspresi dan bereksperimen dalam
pengembangan manajemen organisasi buat Sekretaris dan/posisi kepengurusan
lainnya.
Berikut pengembangan pola pikir Sekretaris yang perlu mendapat perhatian
bersama:
1. Sebagai penerjemah. apa saja yang muncul dari
pengurus/pimpinan baik dirapat, diskusi, grup WA/lainnya, hendahnya diterjemah
dan dikaji dengan memperhatikan aspek-aspek lain, seperti ketentuan/regulasi
ke-NU-an, perkembangan negara sampai desa, potensi yang ada dan lain
sebagainya. Disaat ketua/pengurus/pimpinan menyampaikan, "(bagaimana)
nanti kita rencana kan, seperti itu ada/berkembang/maju" atau "kapan
ya, kita punya ini, itu", "kapan ya kita maju dibidang ini,
itu". Semuanya ada catatan/notulennya, sewaktu-waktu dibutuhkan tinggal
eksplor dan publis kepada yang membutuhkan/pihak terkait.
2. Pusat Data dan Informasi. Ini sebenarnya akibat saya baca
AD/ART NU, PERKUM NU, sebagian dari PD/RT BANOM NU saya jadi tahu dan mengerti,
bahwa salah satu fungsi Sekretaris sebagai Pusat Data dan Informasi bahkan
dalam perkembangannya juga berfungsi sebagai pusat kajian keorganisasian, TIK
(Teknologi Informasi dan Komunikasi). Kata lain, posisi Sekretaris sebagai
dapurnya organisasi. Seperti dalam penyusunan Surat Keputusan, surat edaran,
dll. Catatan keuangan dan asset / barang juga Sekretaris harus punya datanya
sebagai arsip organisasi meski tidak pegang barangnya. Komplit sekali tugas
Sekretaris, maka biasanya disebut dengan istilah pemimpin/Kepala
Kesekretariatan. Dari pengalaman sebelumnya, disaat saya tahu / diberitahu jika
ada salah satu pengurus menghadiri acara yang mengatasnamakan (pengurus) NU,
harus diingatkan bahwa hasilnya diminta/dikirim/diceritakan, minimal jadi arsip
sebagai bukti kelak dan pasti dibutuhkan sewaktu-waktu. Kalau perlu (harusnya)
disosialisasikan kepada pengurus lainnya sesuai kebutuhan, baik dalam
forum/edaran/nama lain.
3. Fokus bertugas, secara umum Fokus diartikan sebagai:
memusatkan perhatian, menemukan titik pusat, kemampuan berkonsentrasi, unsur
yang menonjolkan suatu bagian kalimat, Pemrosesan informasi secara sadar dan
niat. Indikator fokus salah satunya konsen dengan satu tugas/posisi. Disaat
orang dipercaya menjadi Sekretaris belum/tidak bisa komputer, kan masih bisa
minta bantuan ke wakil Sekretaris/orang lain, cukup beli flash disk/simpan file
di HPnya, Tetapi bila orang sudah asyik,aman dan nyaman dengan ketidak fokusannya,
ini akan sulit dirubah pola pikirnya, disatu sisi bertindak sebagai posisi yang
tidak ada kaitannya dengan manajemen administrasi/operasional disisi lain
menjadi penanggung jawab mengelola keperluan administrasi dan operasional
organisasi. Di NU / BANOM NU sangat tepat sekali dan jelas tertulis dalam
ketentuan/regulasi ke-NU-an. Rangkap posisi tidak diperkenankan (dilarang),
namun larangan ini seringkali kita sendiri yang melanggar, banyak faktor
penyebabnya, namun yang paling utama mind site, pola pikir yang masih lemah,
kelemahan pola pikir disebabkan enggan belajar ketentuan/regulasi ke-NU-an
sendiri. Saya seringkali tidak bisa hadir secara fisik dalam acara NU diatas
Ranting NU, namun minimal saya tahu ada acara, tidak cukup tahu, tapi dimasukkan
dalam agenda surat (memudahkan pencarian saja) / agenda kegiatan (bila
memiliki) di laptop/buku besar/Induk organisasi yang dipegang
Sekretaris/diletakkan di sekretariat.
Semua tulisan diatas merupakan pengalaman saya pribadi dan pernah dilakukan
meski belum optimal. Berkaitan dengan adanya WAG khusus ini, posisi kita makin
baik dalam legitimasi dan sistematis harapannya.
Kurang lebihnya mohon maaf dan dimaafkan. saran dan masukan sangat
diharapkan sesuai keadaan yang ada.
Darungan, 1 Rabiul Akhir 1446 H / 5 Oktober 2024 M
SYAIFUDIN ZUHRI
WA. 085233338519